Czy sklep internetowy może realizować zamówienia (niemal) bezobsługowo?

Nowoczesne rozwiązania pozwalające na automatyzację zadań są obecnie w stanie wykonać naprawdę ogromną ilość naszych wcześniejszych obowiązków. Również w wypadku sprzedaży internetowej.

###Automatyzacja – czym jest i do czego służy?

Jeśli mówimy o automatyzacji, pierwszą rzeczą, jaka przychodzi na myśl jest fabryka, gdzie na taśmie montażowej zamiast ludzi pracują roboty. Są one w stanie wykonać więcej zadań w krótszym czasie, niż najlepiej nawet wyszkolony pracownik. Podobna sytuacja występuje też w wielu innych branżach, w tym w sprzedaży internetowej, gdzie automatyzację wprowadza się przy pomocy specjalnych aplikacji.

Automatyzacja z założenia ma ułatwiać i przyspieszać pracę. Innymi słowy – określony cel ma zostać osiągnięty w jak najkrótszym czasie, co możliwe jest do wykonania np. poprzez przekazanie automatom części powtarzalnych zadań wykonywanych do tej pory przez ludzi. W wypadku handlu internetowego – branży zwiększającej swoją popularność każdego roku – takie działanie jest gwarantem przyspieszenia realizacji zamówień oraz nadążenia za ich stale rosnącą liczbą. Jak to działa w praktyce?

###Jak automatyzacja wpływa na działanie sklepów internetowych?

Na standardowy zestaw obowiązków pracownika sklepu realizującego zamówienia składa się szereg powtarzanych w odpowiedniej kolejności czynności. W najbardziej klasycznej sytuacji musi:

• odnaleźć lub stworzyć zamówienie w systemie,
• przekazać zamówienie do realizacji,
• wygenerować dokument WZ będący podstawą do wydania towaru z magazynu,
• przygotować paragon lub fakturę VAT,
• przygotować list przewozowy oraz etykietę adresową na paczkę,
• przekazać dokumenty do magazynu lub samodzielnie spakować zamówienie i przekazać je
• kurierowi.

Każda z powyższych czynności zabiera od kilkunastu sekund, do nawet kilku minut czasu pracownika, co pozwala mu na ręczne przygotowania maksymalnie 100 zamówień dziennie.

Przenosząc część z powyższych zadań do automatyzatora mamy możliwość zwiększenia wydajności pojedynczej osoby nawet trzykrotnie!

Całość działa na zasadzie specjalnej aplikacji (tzw. silnika procesów) powiązanej z systemem ERP wykorzystywanym do zarządzania stanami magazynowymi. Konfigurując w niej odpowiednie, powtarzalne procesy jesteśmy w stanie zlecić systemowi samodzielne podejmowanie akcji w ściśle określonych sytuacjach.

###Jak to działa w praktyce?

Podstawą działania automatyzatora są wspomniane wcześniej procesy. Ustala się w nich m.in. kryteria, jakie spełniać muszą zamówienia, aby zostały obsłużone automatycznie, jak i kolejne kroki, którym podlegają. Ich poprawne skonfigurowanie sprawia, że oprogramowanie będzie samodzielnie wykrywać przychodzące zamówienia i kierować je do dalszej realizacji.

W praktyce wygląda to następująco:

• automatyzator sprawdza przychodzące zamówienie pod kątem określonych kryteriów. Jeśli zgadzają się one w 100%, przepuszcza zamówienie dalej, jeśli nie (np. klient uzupełnił pole „Uwagi”) – informuje pracownika o konieczności ręcznego sprawdzenia i potwierdzenia,
• dla zamówienia trafiającego do realizacji automatyzator samodzielnie tworzy dokument WZ, a następnie drukuje go lub wysyła na kolektor magazyniera,
• automatyzator tworzy dokument sprzedaży, a następnie w zależności od ustawień drukuje go lub wysyła pocztą e-mail na adres klienta podany w zamówieniu,
• automatyzator tworzy i drukuje list przewozowy.

Najważniejszą cechą automatyzacji jest to, że jeśli nie występuje żadne zdarzenie wymagające uwagi pracownika, cały powyższy proces odbywa się samodzielnie. Obsługa sklepu nie musi wykonać nawet jednego kliknięcia, aby rozpocząć którąkolwiek jego część.

###Czy automatyzacja to przyszłość w internetowej sprzedaży?

Wzrost znaczenia sklepów internetowych i ich stale rosnący udział w ogólnej sprzedaży sprawia, że muszą wykorzystywać coraz bardziej zaawansowane narzędzia do obsługi zwiększającej się ilości zamówień.

Z racji możliwości, jakie dają automatyzatory, są one obecnie jednym z najpopularniejszych rozwiązań dostępnych na rynku. Przejmując wiele obowiązków od pracownika skracają czas realizacji każdego pojedynczego zamówienia, przez co umożliwiają obsługę ich większej ilości w tym samym czasie bez konieczności zwiększania stanu liczebnego załogi sklepu.

ALPOL – złoty partner Comarch. Specjalizuje się w integracji sprzedaży wielokanałowej o dużym wolumenie transakcji i międzynarodowym charakterze. Wspiera największe instalacje Comarch ERP w Polsce m.in. Morele.net, Yessport.pl, ASAJ w optymalizacji sprzedaży i logistyki.