Planujesz biznes w sieci - czy jako sprzedawca masz obowiązek posiadania kasy fiskalnej? To pytanie nurtuje zapewne każdego, kto rozpoczyna swoją przygodę z ecommerce. I chociaż normą jest, że każda transakcja jest ewidencjonowana, to istnieją wyjątki, które zwalniają sprzedających z rejestracji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jakie dokładnie? Tego dowiesz się czytając nasz artykuł.

Sprzedaż w sieci a działalność gospodarcza

Na wstępie warto wyróżnić dwa typy działalności: nierejestrowaną oraz rejestrowaną. Działalność nierejestrowana - to taka, którą możemy wykonywać w przypadku, gdy comiesięczny przychód nie przekracza połowy płacy minimalnej obowiązującej w danym roku. Ponadto w okresie 5 lat poprzedzających działalność nierejestrowaną, nie można prowadzić żadnej działalności gospodarczej. Spełniając ten warunek jesteś zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

W przypadku działalności rejestrowanej - czyli standardowej działalności gospodarczej, ustawodawca przewiduje 3 kryteria decydujące o konieczności posiadania kasy fiskalnej.

Obrót roczny

Przedsiębiorca, prowadzący sprzedaż na rzecz konsumentów, tj. osób fizycznych (nieprowadzących działalności gospodarczej) oraz rolników ryczałtowych, którego obrót w bieżącym roku podatkowym lub poprzednim roku obrotowym jest nie wyższy niż 20 000 zł, nie ma obowiązku rejestracji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej. W przypadku, gdy działalność rozpoczęta jest w trakcie roku, kwota ta liczona jest proporcjonalnie od daty pierwszej transakcji sprzedaży.

Hurt czy detal?

Sprzedając towary wyłącznie klientom biznesowym, czyli firmom, instytucjom i innym niesklasyfikowanym podmiotom gospodarczym (bez względu na wysokość obrotu rocznego) nie jest obligatoryjne posiadanie przez przedsiębiorcę kasy fiskalnej. W tej sytuacji, sprzedaż ewidencjonowana jest za pomocą rejestru wystawionych faktur.

Sprzedaż wysyłkowa

Zgodnie z treścią rozporządzenia, zwolnieniu z obowiązku prowadzenia sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących do końca roku 2021 podlega:

“dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)”.

Aby warunek ten został spełniony, sprzedający powinien wykluczyć odbiór osobisty z możliwych opcji dostawy. Ponadto dozwolone są wyłącznie bezgotówkowe formy płatności takie jak: przelew tradycyjny, szybkie płatności internetowe, czy BLIK.

Płatność kartą, chociaż uważana przez Izbę Skarbową za transakcję gotówkową, zgodnie z Indywidualną interpretacją podatkową wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej z 1 lutego 2018 roku, nie decyduje o utracie zwolnienia z ewidencji fiskalnej.

A co z płatnością przy odbiorze? Tutaj ustawodawca traktuje tę formę zapłaty jako tożsamą z płatnością bezgotówkową. Dlaczego? Otóż pośrednikiem w tej transakcji jest firma kurierska, która rozlicza się ze sprzedającym przelewem bankowym, w formie płatności zbiorczej. Ważne, by przelew zawierał dokładną listę towarów z uwzględnieniem ich cen oraz danych nabywców.

Towary wykluczone

Istnieje szeroki katalog towarów, którymi obrót bez względu na kanał sprzedaży, czy formę płatności wymaga ewidencji. Są to:

• perfumy i wody toaletowe,
• wyroby tytoniowe i alkohol,
• cyfrowe i analogowe nośniki danych (zapisane i niezapisane),
• sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części zamiennych i akcesoriów),
• wyroby z metali szlachetnych,
• sprzęt radiowy,
• telewizyjny oraz telekomunikacyjny (z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części zamiennych),
• paliwa i płynny gaz, a także ich mieszanki,
• części oraz akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli),
• nadwozia i silniki spalinowe do pojazdów silnikowych (w tym części do silników),
• przyczepy, naczepy oraz części do nich, a także innych pojazdów bez napędu.

Zwolnienie nie dotyczy również przedsiębiorców świadczących sprzedaż biletów, oraz rezerwacji miejsc poprzez rozkładowe przewozy pasażerskie.

Paragon czy faktura?

Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, w momencie powstania obowiązku podatkowego sprzedający powinien niezwłocznie wydać nabywcy paragon fiskalny, nawet bez wyraźnego żądania z jego strony.

Tradycyjna kasa fiskalna, pomimo możliwości konfiguracji sprzętu na własne potrzeby, sprawdzi się jedynie w przypadku ograniczonej ilości towarów. Bardziej popularnym, a zarazem wygodnym rozwiązaniem jest drukarka fiskalna. Sklepom mającym w ofercie wiele indeksów, daje możliwość całkowitego zarządzania sprzedażą z poziomu komputera. Obowiązek posiadania kasy rejestrującej nie oznacza jednak, że kupujący nie może otrzymać faktury za zakupiony towar. Chęć jej otrzymania powinna zostać zgłoszona sprzedającemu tuż przed transakcją, by ten w przypadku zakupu na firmę mógł umieścić NIP na paragonie. W przypadku klienta indywidualnego będzie to faktura imienna.

Jedną z firm, które świadomie zdecydowały się na fiskalizację za pomocą drukarki fiskalnej jest Majestic Sport Sp. z o.o. Sp. k.

“Pandemia mocno przewartościowała model naszej dotychczasowej pracy. Jednak zanim to nastąpiło, byliśmy otwarci dla klientów w naszym biurze przy ulicy Polskiej 7 w Gdyni. Oprócz sprzedaży wysyłkowej, możliwa była także obsługa na miejscu, płatność gotówką - z tego też powodu wybór drukarki fiskalnej był dla nas oczywisty.” - Wojciech Borowski właściciel sklepu internetowego www.majesticsport.pl

Sprzedającym, zwolnionym z obowiązku posiadania kas rejestrujących, dokonującym sprzedaży na rzecz osób fizycznych, dopuszcza się możliwość ewidencji w postaci faktur oraz sprzedaży bezrachunkowej. Nieudokumentowane dowody zakupu powinny być przez przedsiębiorcę ewidencjonowane w wewnętrznym dokumencie zbiorczym, uwzględniającym sprzedaż z całego dnia. Karolina Nowicka, właścicielka firmy Szpulinka, która oferuje ręcznie wykonane ozdoby do włosów - prowadzi działalność zwolnioną z obowiązku posiadania kasy rejestrującej sprzedaż.

“Specyfika mojego biznesu oraz brak bezpośredniego kontaktu z klientem sprawiają, że kasa fiskalna jest dla mnie zbędnym narzędziem. Fakturę za zakupy w Szpulince wysyłam klientom w formie elektronicznej - jest to dla mnie zdecydowanie najwygodniejsze rozwiązanie.” - Karolina Nowicka właścicielka sklepu www.szpulinka.pl

Ważne, aby regulamin sklepu internetowego jasno określał sposób w jaki kupujący otrzyma dowód zakupu. Dozwolona jest wysyłka razem z towarem w formie papierowej oraz postać elektroniczna, jeśli podczas zamówienia został podany adres email zamawiającego.

Ulga na zakup kasy

Wybór kasy fiskalnej nie należy do najprostszych. Aby go ułatwić, w przypadku zakupu pierwszego urządzenia fiskalnego, ustawodawca przewidział 90% bonifikatę - dotyczy ceny netto. Od maja 2019 roku kwota ta wynosi nie więcej niż 700 zł. Co ważne, ulga obejmuje wyłącznie zakup kasy online. Kasy na stałe podłączone do Centralnego Repozytorium Kas, w przeciwieństwie do kas offline, nie muszą być zgłaszane przez podatnika w Urzędzie Skarbowym oraz zwolnione są z obowiązku nadania im numeru identyfikacyjnego. Przedsiębiorca, który zakończy prowadzoną działalność przed upływem 3 lat, zobowiązany jest do zwrotu udzielonej mu bonifikaty.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących