Jak przygotować się do targów?

Wiele firm traktuje udział w targach po macoszemu, uznając że są tańsze i bardziej efektywne metody zdobywania partnerów i promowania się. Owszem, są. Często słychać głosy: „byliśmy parę lat temu na targach, wydaliśmy sporo pieniędzy, a nie wynieśliśmy z nich nic pozytywnego”. Bywa. Tylko czy to wina targów jako takich, czy złego przygotowania i podejścia wystawcy?

Targi to nie impreza towarzyska, to inwestycja, często dość droga i bardzo pracochłonna. Jeśli widzisz wesołych i wypoczętych ludzi wracających z dwudniowych targów, wiedz, że raczej zmarnowali firmowe pieniądze.

Po pierwsze udział w targach należy dobrze zaplanować. Niby oczywiste, ale na każdej imprezie widać kilka stoisk, które wyglądają jakby były odklejone od rzeczywistości. Boks producenta zabawek na targach zielonej energii, pasta do butów na imprezie motoryzacyjnej – to przykłady z życia wzięte. Targi to nie sobotni wypad na piwo, trzeba wiedzieć gdzie się idzie i po co. Na przykład zaplanowane na 22 października VII Targi eHandlu skupią ponad 3 tysiące osób powiązanych z branżą e-commerce. Jest to dobra okazja biznesowa dla sklepów internetowych, dostawców oprogramowania, firm kurierskich, płatności oraz firm, które świadczą usługi dla e-sklepów.

Jeśli nie masz przekonania co do sensu wystawiania się na jakiejś imprezie – nie rób tego. Musisz wiedzieć co chcesz osiągnąć dzięki obecności na targach. Podstawowe cele są trzy – pokazanie się klientom, poznanie kontrahentów i zdobycie kontaktów oraz kontraktów. Oczywiście można skupić się na jednym z nich, ale absolutnie nie warto ignorować pozostałych. Targi są bowiem doskonałą okazją do nawiązania kontaktów z wieloma osobami, mimo planowania zawsze rządzą się przypadkowością i wymagają sporo elastyczności. Są doskonałą okazją do zaprezentowania nowego produktu czy usługi – tego typu imprezy ściągają nie tylko ludzi z branży, ale i dziennikarzy, do których zwykle nie jest łatwo trafić. Pozytywny odzew ma szansę odbić się szerokim echem. Wiele osób wręcz umawia się

Na samym początku trzeba dokładnie określić ile pieniędzy mamy na targi i czego od nich oczekujemy. Wiele firm czeka na najbardziej prestiżowe imprezy w swojej branży, inne wolą wziąć udział w kilku tańszych i mniejszych. Decyzja musi być klarowna i zaplanowana wcześniej. W przypadku imprez cieszących się największą popularnością stoisko warto zarezerwować i opłacić jak najwcześniej, czasem jednak warto poczekać na ofertę last minute – dzięki temu możemy oszczędzić 20-30% kosztów wynajęcia powierzchni. Od razu trzeba też zająć się noclegiem – później będzie droższy i trudniej dostępny.

Sprawdź kto będzie na targach i śledź newsy. Dzięki temu możesz zaplanować swoją aktywność i zapisać kogo warto zagadnąć, z kim ponegocjować ceny a kogo podejrzeć. Obecność konkurencji jest plusem, oznacza, że targi cieszą się popularnością i można coś na nich ugrać. Każde porządne targi mają dział promocji, który dba m.in. o kontakty z mediami. Skontaktuj się z odpowiednimi osobami, może „puszczą w świat” informację o tym, co masz do przekazania? Wykorzystaj również wszystkie swoje kanały dystrybucji informacji (newsletter, strona firmowa, fanpage) do powiadomienia, że Twoja firma będzie się na targach wystawiać. To czytelny sygnał dla klientów – tam możecie się z nami spotkać.

Następnie trzeba zająć się stoiskiem - warto, by wyróżniało się wśród innych. Nie musi być seledynowe w różowe paski, ale dobry pomysł zaprocentuje. Pracujesz w gastronomii? Poczęstuj gości swoimi produktami. Wymyśl coś oryginalnego, coś co ludzie zapamiętają. Dobre stoisko wcale nie musi by drogie, powinno jednoznacznie pokazywać czym się zajmujesz. Oczywistą oczywistością jest to, że musisz mieć pełen pakiet materiałów marketingowych. Standy, roll-upy, ulotki, foldery i całą masę wizytówek. Zamówienie czekoladek, długopisów czy innych bajerów z własnym logo też nie jest drogie a pokazuje, że profesjonalnie podchodzisz to tematu targów.

Zadbaj też o właściwe proporcje. Na ogół już podczas rezerwacji stoiska będziesz wiedzieć gdzie jest umiejscowione i jaki ma układ. Strona Targów eHandlu - targiehandlu.pl pokazuje układ stoisk i pozwala zarezerwować wybrane miejsce w przestrzeni Stadionu Narodowego. Pamiętaj, że jeśli całą swoją powierzchnię zastawisz produktami, nie zostanie miejsca na zaproszenie gości na rozmowy. Prawie całkiem pusta przestrzeń też nie zachęci do odwiedzin. Zapewnij i jedno, i drugie. Zadbaj też o poczęstunek – kawa i ciasteczko skracają dystans i zdecydowanie lepiej się przy nich rozmawia.

To są jednak szczegóły, które podczas targów mogą pomóc, na pewno nie zaszkodzą. Kwestią absolutnie najważniejszą są ludzie. Często spotykamy się z twierdzeniem, że kluczowe jest zatrudnienie ładnych hostess. Owszem, jeśli mamy na to środki, to możemy zatrudnić kilka osób do roznoszenia ulotek. Ale to opcja a nie konieczność. Koniecznością jest zaś zabranie na targi osób o specyficznych umiejętnościach. Powinien być to zgrany zespół, zdolny do załatwienia wszystkiego i odpowiedzenia na każde pytanie. Targi obfitują bowiem w unikalne okazje biznesowe, których warto nie zmarnować. Na targach musi więc być osoba w pełni decyzyjna i doskonale zorientowana w działaniach firmy, ktoś o umiejętnościach negocjacyjnych i handlowych oraz człowiek od PR-u, który będzie w stanie z uśmiechem na ustach po raz setny opowiedzieć czym zajmuje się firma. Wszystkie osoby powinny mieć wysoki poziom kompetencji miękkich – targi to nieustanne spotkanie i ktoś antypatyczny się na nich nim nie odnajdzie. Dobrze gdy podchodzący do stoiska rozmówca wie z kim ma do czynienia – czytelne identyfikatory firmowej załogi ułatwiają nawiązanie kontaktu.

Ważnym elementem imprez targowych są konferencje tematyczne. Jedne mają charakter typowo promocyjny, ale są i spotkania z ekspertami. Zadbaj o możliwość wygłoszenia kilku wykładów lub wzięcia udziału w panelach dyskusyjnych. Buduje to wiarygodność firmy i jej ekspercką pozycję.

Same targi to ciężka praca, odpowiadanie na tysiące pytań, nierzadko takich samych, wędrowanie po innych stoiskach i poznawanie firm i ludzi. Wieczorna impreza również nie jest okazją do odpoczynku. Luźniejsza atmosfera nie może być powodem do zbyt hucznego poświętowania – dla chwili relaksu nie warto rujnować wizerunku firmy.

Koniecznie trzeba zadbać o czytelny system notatek. Stos zebranych na targach wizytówek to tylko połowa sukcesu. Drugą jest przypomnienie sobie kim ci ludzie byli i czemu trzeba się z nimi skontaktować. Jedni notują wszystko w notesie, inni robią zapiski ołówkiem na wizytówce, jeszcze inni oznaczają je kultowymi żółtymi fiszkami. W jakiś sposób należy również zadbać o zewidencjonowanie osób, z którymi na targach chcemy się spotkać. Większość osób wcześniej robi sobie listę i po prostu „odhacza” rozmówców. Może nie wygląda to zbyt elegancko i listą nie warto wymachiwać, ale zdecydowanie ułatwia sprawę.

Już w trakcie targów warto poświęcić kilka chwil na promocję w sieci – poinformować, że na nich jesteśmy, wrzucić kilka zdjęć na Facebooka, może nakręcić kilka ujęć do filmu promocyjnego? Również innych warto sfotografować. Dzięki temu przeanalizujemy jak promuje się konkurencja, przypomnimy sobie twarze rozmówców ale też poznamy własne błędy i wyciągniemy wnioski na następne imprezy.

Kolejna ciężka faza pracy rozpoczyna się po targach. Wróciliśmy, rollupy trafiły z powrotem do magazynu, z pudełka wysypują się wizytówki i notatki. Wszystkie ważne kontakty trzeba spisać i napisać lub zadzwonić do każdego, kto był tym zainteresowany. Niekoniecznie od razu, ale lepiej nie tracić czasu, bo po kilku tygodniach nikt już nie będzie pamiętał o co chodziło. Dobrze sam udział w Targach podsumowuje Anna Rak, Country Manager Trusted Shops w Polsce:

Wydarzenia dla branży e-commerce, a szczególnie Targi eHandlu są doskonałą okazją do spotkania przyszłych klientów. Staramy się być widoczni na tle innych wystawców oraz dbamy o to, aby jak najwięcej potencjalnych klientów poznało naszą ofertę. Dla nas obecność na Targach jest ciężkim dniem pracy. Owszem jest to przyjemniejsze niż standardowy dzień w biurze, ale wymaga też sporo wysiłku. Sukces na targach w głównej mierze zależy od zaangażowania zespołu, a największe znaczenie mają tzw. umiejętności miękkie. Dobór odpowiednich osób jest już połową sukcesu - Anna Rak, Country Manager Trusted Shops w Polsce.

Ostatnim elementem jest podsumowanie obecności na targach. Może to trwać dość długo, bo rozmowy i kontakty owocują nawet po tygodniach bądź miesiącach. Jednak koniecznie trzeba zweryfikować czy wyjazd się opłacił i to pod różnymi względami. Wnioski, najlepiej spisane w formie dokumentu będą jak znalazł przed wyjazdem na kolejne targi. Bo nie oszukujmy się – na tego typu imprezach faktycznie ciężko się pracuje, ale ich atmosfera potrafi wciągnąć i uzależnić. Jeśli więc obecność na targach nie była zbędnym wydatkiem, z czystym sumieniem można zająć się przygotowaniami do kolejnych.

Autor: Marek Tomaszewski

Artykuł został pierwotnie opublikowany w Online Marketing Polska

Cześć!

Chcesz opublikować tekst? Odezwij się do nas
Karolina Michalak Relationship Manager
redakcja@ehandel.com.pl
+48 721 945 134
  • Infoguru Sp. z o.o. Sp. k.

    Wydawca

  • POLAND, Poznań, Truskawiecka 13

    Adres prawny

  • VAT ID 7811967834

    NIP