Handel online rządzi się wieloma prawami. W obecnych realiach biznesowych najczęściej chcemy skalować własne biznesy możliwie najszybciej i najefektywniej. Proces wzrostu jest więc rzeczą naturalną, która prędzej czy później wywiera potrzebę zmiany/wyboru metod zarządzania firmą.

Do niedawna systemy ERP kojarzyły się Polskim przedsiębiorcom z kolosalnym oprogramowaniem, które było zarezerwowane tylko dla dużych. Wraz z tym, z wysokim kosztem utrzymania i mozolną implementacją. Zmieniające się potrzeby rynku pozwoliły software house'om na stworzenie własnych rozwiązań, szytych na miarę biznesów z różnych branż i o różnej wielkości.

Powiedzmy wprost - nie jest łatwo wybrać odpowiedni system dla siebie. Zwłaszcza gdy na rynku jest tyle alternatyw. Każdy z Was potrzebuje innych funkcjonalności dla swojego biznesu. Odpowiedni system ERP powinien więc charakteryzować się możliwością skalowalności oraz być optymalnym kosztowo.

Ten artykuł przybliży Wam naturę tych systemów oraz dlaczego są tak niezbędne w obecnych realiach e-handlu.

Czym są systemy ERP?

Erp – ang. oznacza nic innego jak Enterprise Resource Planning (Zarządzanie Zasobami Przedsiębiorstwa). To oprogramowanie, które pozwala przedsiębiorstwom optymalizować główne i składowe elementy działalności. Pomagają agregować, automatyzować, porządkować informacje w firmie. Często oferują dodatkowe wyspecjalizowane moduły i narzędzia dla użytkowników.

Przykładowo, w realiach rodzimego e-commerce, nasz system IDEAerp bierze na swoje barki:

• Integracje z kanałami sprzedaży (PL i zagranica),

• Procesy sprzedaży i kompletacji zamówień (od A-Z),

• Nadzór nad stanami magazynowymi (fizycznymi i wirtualnymi), 

• Automatyzację obiegu dokumentów firmowych, księgowych i magazynowych,

• Procesy logistyczne związane z wysyłką, obrotem towaru,

• Business intelligence (BI - czyli dokładna analiza danych przedsiębiorstwa i raportowanie),

• Panele i aplikacje dedykowane (dla pakowaczy, zwroty i reklamacje),

• B2B wraz z możliwością bezpośredniej sprzedaży do kontrahenta,

• System CRM do usprawnienia komunikacji sprzedażowej firmy,

• I wiele innych.

Wszystko po to, by eliminować wąskie gardła biznesu i pozwolić bezpiecznie rosnąć.

Jeżeli szukasz solidnej alternatywy dla swojego systemu, przetestuj IDEAerp 14 dni za darmo!

Jak działa system ERP?

W telegraficznym skrócie system ERP przejmuje (całkowicie lub w części) Twoje obowiązki i obowiązki pracowników. Nadzoruje działalność firmy i pomaga zintegrować kluczowe funkcje i moduły do efektywnego zarządzania. Niektóre systemy są w stanie zautomatyzować procesy w sposób całościowy przez użytkownika, niektóre posiadają już wbudowane scenariusze automatyzacji.

Oprogramowania dla firm w tej formie, posiadają wiele zalet i relatywnie mało wad.

OMS a ERP dla e-commerce: to samo?

Porównanie obu jest bardzo proste. Z definicji OMS (ang. Order Management System) służy do zarządzania kanałami sprzedaży. Przykładowo, nasz system ERP dodatkowo wykracza poza obszar OMS i pozwala zarządzać różnymi składowymi w Twojej firmie. W skrócie - pilnuje, żeby wszystkie składowe sprzedaży zostały zapewnione.

A dokładniej:

• Zapewnia prawidłowe feedy produktowe do platform sprzedaży,
• Weryfikuje magazyn i stany magazynowe (fiz. oraz integracji) w czasie rzeczywistym,
• Proceduje zamówienia przez kolejne etapy i działy,
• Niweluje błędy w przetwarzaniu zamówień,
• Fizycznie przyspiesza czas kompletacji i przygotowania zamówienia,
• Zapewnia szybki obieg dokumentów sprzedażowych, księgowych i magazynowych,
• Umożliwia łatwą weryfikację i rozpatrywanie zwrotów / reklamacji klientów.

Wszystko oczywiście w zautomatyzowanej formie. To jedynie potwierdza, że dobrze skrojony system spełnia wszystkie wymogi sprzedażowe.

Czy chmurowy system ERP to zaleta?

Zdecydowanie tak. Przykładowo, nasz system IDEAerp jest oprogramowaniem chmurowym. Daje to niesamowity komfort pracy, gdyż możesz bezproblemowo zarządzać swoją firmą, gdziekolwiek jesteś. Do jego obsługi wystarczy jedynie komputer i dostęp do internetu. Dodatkowo nie wymaga od Ciebie tworzenia dedykowanej infrastruktury informatycznej, serwera. Wszystkie aspekty techniczne i utrzymanie gwarantuje provider. Chmura gwarantuje więc bezproblemowy dostęp dla Ciebie i Twoich pracowników.

Bez problemu wdrożysz taki system w wielu stanowiskach. Magazyn, sprzedaż, zwroty, księgowość? Wszystko znajduje się w jednym ekosystemie. Instalacja jest wyjątkowo prosta i pozwala na implementację na stanowiskach pakowalni, wydania towaru. Możesz bezproblemowo dołączyć do nich skanery, drukarki czy etykieciarki.

Czy Twój sklep internetowy potrzebuje wdrożenia systemu ERP?

Prowadząc małe przedsiębiorstwo, zapewne jesteś w stanie wykonać większość planowania i sprzedaży we własnym zakresie. Jeżeli posiadasz średniej wielkości biznes lub duży i wciąż rośniesz - warto nie zaciągać długu technologicznego.

Warto więc zadać sobie pytanie. Czy potrzebujesz systemu ERP?

Skalowalność jako must-have

Wiele firm pyta nas, jaki system ERP wybrać? Naszą odpowiedzią jest zawsze - skalowalny. Czyli taki, który rozwija się razem z Tobą i nie ogranicza Ci dostępu do kluczowych kanałów sprzedaży, czy rozwoju funkcjonalności dla branży. Pamiętajmy, że to, co działa teraz, nie musi działać zawsze. Mowa tutaj głównie o rynkach zbytu i trendach w dysponowaniu e-commerce'em.

System ERP w sklepie internetowym jest więc czymś, co prędzej czy później musi zostać wdrożone. Wybrany przez Ciebie system musi odzwierciedlać to, czym zajmujesz się dziś oraz to, co może na Ciebie czekać w niedalekiej przyszłości.

Myśl w ujęciu najbliższych 2-3 lat

Wybór każdego systemu informatycznego musi być poprzedzony stosownym researchem. Zadaj sobie kluczowe pytania, czy chcesz rozwijać branżowy aspekt Twojego biznesu? Czy masz zamiar wyjść na nowe rynki z nowymi produktami? Planujesz crossborder? Te tematy to tylko początek. Niezależnie od tych działań - procesy muszą być szybsze i bardziej efektywne.

Reagowanie na zmieniające się potrzeby biznesu mogą upomnieć się o nowy marketplace, integracje kurierskie czy systemowe. Systemy klasy ERP są w stanie zagwarantować bezproblemowy rozwój.

Zwroty i reklamacje - bolączka handlu online

Nie ważne czym handlujesz w sieci. Zarówno Ty, jak i Twój klient macie różne prawa względem zwrotów i reklamacji. Te przykładowo w branży fashion mogą sięgnąć nawet 70% Twojej sprzedaży. Warto więc implementować narzędzia, które oszczędzą czas i środki. W systemie IDEAerp jesteśmy wyjątkowo dumni z modułu RMA, który pomaga firmom:

• Kilkukrotnie skrócić czas rozpatrywania zwrotów i reklamacji,
• Zagwarantować automatyczne wiadomości o statusach do klientów,
• Zapewnić obieg dokumentów i korekt w firmie i księgowości,
• Zautomatyzować procesy zwrotów prowizji (np. Allegro)

Warto więc wyróżnić narzędzia wchodzące w skład modułu RMA:

• Dedykowanego panelu RMA dla pracowników,
• Łatwych do wygenerowania kodów QR (po skanowaniu kodu można szybko przejść do rozpatrywania reklamacji w systemie),
• Dedykowanego linku trackingowego dla klienta, w którym może zgłosić reklamację i dokładnie ją opisać.

Co musisz wiedzieć przed wybraniem systemu ERP

Wybór systemu ERP trzeba traktować jako inwestycję. To narzędzie, które pozwoli Ci bezpiecznie i funkcjonalnie podnosić wydajność biznesu. To jeden ze sposobów optymalizacji kosztów, który szybko uszczelnia miejsca ubywania przychodu.

Co powinniście uznać za kryteria podczas wyboru takiego systemu dla sklepu internetowego?

• Wcześniej wspomniana skalowalność,
• Jakość (a nie ilość) integracji,
• Utylizacja modułów i wykorzystanie ich potencjału,
• Możliwości automatyzacji procesów i sprzedaży,
• Możliwości tworzenia dodatkowych funkcjonalności,
• Narzędzia przydatne w Twojej branży,
• Optymalizowanie kosztów.

Czy wybór systemu ERP szybko się zwraca?

W dużym skrócie - tak. Zwrot z inwestycji to najczęstsze pytanie naszych klientów. W pełni skonfigurowane i wdrożone oprogramowanie ERP zaczyna zarabiać na Ciebie i siebie już od pierwszego dnia. W głównej mierze dlatego, że jednocześnie wspiera procesy biznesowe wielu odnóg przedsiębiorstwa.

Reasumując, w celu niwelowania zbędnych kosztów zasadne jest wykorzystanie systemu. Musisz wziąć pod uwagę, że moduły systemu ERP przyspieszą pracę na każdym szczeblu. Przykładowo, nasi klienci raportują znaczne skrócenie czasu realizacji zamówień - nawet o 70%. Dzięki temu mogą znacząco podnieść swoje wolumeny, dysponując tymi samymi środkami / personelem.

System pomaga Ci w czasie rzeczywistym oszczędzać i zarabiać więcej. Generujesz dodatkowy zysk, eliminując błędy ludzkie, utylizując 100% własnych zasobów. Gwarantujesz swoim pracownikom dodatkowe narzędzia, które usprawniają ich pracę, czyniąc ją szybszą i zautomatyzowaną.

Na co pozwoli Ci wybór ERP w e-commerce?

W wyniku rozwoju systemów ERP wiele firm zyskuje dodatkową przewagę. O ile same systemy ERP składają się z wielu narzędzi - tak warto podsumować to w możliwie przystępnej formie. W przypadku IDEAerp jest to:

1. Lepsze podejmowanie decyzji biznesowych - opartych na faktach i faktycznym zapotrzebowaniu,
2. Sprawniejszą dywersyfikację oferty na nowych rynkach zbytu (rodzime i zagraniczne),
3. Ograniczenie ilości pomyłek, zwrotów i reklamacji (czynnik ludzki),
4. Automatyzowanie i przyspieszenie pracy - pełne wykorzystanie potencjału sprzedażowego / logistycznego,
5. Lepsza kapitalizacja handlu B2B,
6. Sprawniejsze zarządzanie gospodarką magazynową i logistyką.

Wsparcie i wdrożenie oprogramowania - to musisz wiedzieć

Oczywiście wybór dostawcy oprogramowania też ma kluczowe znaczenie. Za każdym razem warto dowiedzieć się, czy dostawca systemu ERP operuje w Twojej branży. To pozwoli Ci sprawdzić, jakie usprawnienia jesteś w stanie wybrać dla własnej firmy.

Przykładowo, jesteśmy wyjątkowo dumni z sukcesów naszych klientów. Jedną z branż, która docenia nasze podejście jest Fashion E-commerce. Już teraz możecie zobaczyć, jak wyglądał proces wdrożenia u naszego klienta Cloth.

Warto wdrożyć system ERP wraz z dedykowanym supportem. Nie jest dobrą praktyką, aby implementować system na własną rękę, o ile nie posiadamy solidnego zaplecza IT. Dedykowany zespół dostawcy pomaga kilkukrotnie skrócić czas uruchomienia produkcyjnego. Stanowi też sposób optymalizacji tych kosztów.

W IDEA commerce podchodzimy do tego tematu bardzo uważnie. Począwszy od wnikliwej analizy potrzeb biznesu, poprzez audyt technologiczny i analizę przedwdrożeniową. To ona pozwala nam jasno określić czas potrzebny na uruchomienie systemu oraz to, jakie zasoby powinny zostać uruchomione.

Nasi klienci doceniają nasze partnerskie podejście do biznesu. To dzięki takim praktykom tworzymy bezpieczny proces migracji, uruchomienia produkcyjnego i wsparcia podczas użytkowania.

Podsumowując

Czy w takim razie istnieje zasadność inwestycji w system ERP? Oczywiście, że tak! Począwszy od szybkiego zwrotu po komfort pracy, który zyskasz.

Wybranie odpowiedniego systemu ERP nie musi być trudne. Warto szukać rozwiązań i firm, które pomagają w implementacji skutecznych praktyk. Takie niewątpliwie znajdziecie w naszym systemie IDEAerp, który od lat stanowi najlepszą alternatywę dla sprzedaży online.

Sprawdź nasze Case Studies, poznaj opinie klientów. Jeżeli przymierzasz się do zmiany oprogramowania, z miłą chęcią pomożemy Ci dobrać IDEAlne rozwiązania dla Twojej branży!

Autor: Damian Staniak IDEA commerce, Specjalista ds. marketingu