Prowadzenie biznesu oznacza podejmowanie często trudnych decyzji. Wdrożenie oraz stały rozwój platformy internetowej wymagają czasu, zasobów ludzkich oraz finansowych. Wtedy nierzadko w grę wkracza współpraca z firmą zewnętrzną. Każdy przedsiębiorca dba o to, aby jego biznes był w najlepszych rękach. Warto sprawdzić, jakich błędów unikać przy współpracy z Software Housem i jak poprawnie wybrać taką firmę.

Mądry wybór

Branża IT jest jedną z najszybciej rozwijających się. Szacuje się, że na koniec 2026 r. rynek IT w Polsce wart będzie ponad 65 mld zł wobec 49,2 mld zł na koniec 2020 r. Na całym świecie liczba Software House’ów nieustannie rośnie, a więc wybór odpowiedniego partnera dla firmy to nie lada wyzwanie. Czym się kierować? Wielkością, lokalizacją, a może ceną? Czy może najlepiej jest, kiedy Software House spełnia wszystkie pożądane kryteria? Wybór partnera IT powinien być przemyślany - to w końcu oni pomagają w osiąganiu celów biznesowych.

Na podstawie obserwacji długoletniej współpracy z naszymi partnerami biznesowymi zauważyliśmy, że przed wstępnym spotkaniem posiadają już oni wiedzę oraz pojęcie na temat naszej firmy, aczkolwiek zawsze chcą dysponować jak największą wiedzą o poprzednich klientach.

Oczekiwania klientów

Po pierwsze, klient powinien zadać sobie pytanie, czego oczekuje od Software House’u. W Global4Net często mamy do czynienia z sytuacją, w której klient nie jest do końca przekonany o tym, czego potrzebuje jego firma. Oczywiście dobry Software House pomoże w dobraniu rozwiązań dopasowanych idealnie do potrzeb danej organizacji. W Globalu analizy oraz audyt dokonywane są jeszcze przed podpisaniem umowy, dzięki czemu doskonale wiemy w jaki sposób pomóc naszym klientom.

Warto jednak przed spotkaniem odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań. Dobrze jest, gdy nasi klienci przychodzą z określoną specyfiką swojego projektu oraz wiedzą czy potrzebują częściowej, czy może całościowej realizacji.

To samo tyczy się budżetu. Dobrze jest również, gdy znają maksymalną cenę, jaką mogą poświęcić na projekt i czy są gotowi na rozszerzenie limitu. Zaplanowany budżet pomoże lepiej określić rozwiązania dostosowanych do potrzeb. Należy odpowiedzieć sobie: kto będzie korzystał z naszego projektu? Jakie problemy ma on rozwiązać? Jakich kompetencji potrzebuję? Na kiedy potrzebuję produktu?

Należy podać deadline wykonania projektu. W zależności od rozmiaru projektu, może on zająć od kilku tygodni do nawet kilku lat. Klient powinien stwierdzić, czy jest gotowy na ewentualne zmiany ostatecznego terminu.

Technologie

Technologie to jedna z najważniejszych kwestii, na które powinno się zwracać uwagę przy wyborze partnera technologicznego.

W Global4Net pracujemy z wieloma różnymi technologiami, takimi jak Magento, PWA, AWS, Symfony, Pimcore czy Akeneo. Każda z nich odpowiada na inne problemy klientów. Dysponujemy szerokim wyborem profesjonalistów gotowych doradzić, jaki stack technologiczny będzie najlepszy dla projektu - i gotowych go później rozwijać.

Warto upewnić się, że Software House jest w stanie dostarczyć stabilne i szeroko wspierane narzędzia. Niektóre firmy mogą chcieć prowadzić projekty przy użyciu starych technologii w celu zmniejszenia kosztów produkcji. Problemem jest to, że te technologie mogą wkrótce stać się przestarzałe, co prowadzi do wielu problemów z dalszą skalowalnością produktu.

G4N jest partnerem biznesowym, który pracuje wyłącznie z najnowszymi wersjami technologii.

Sposób zarządzania projektem

Każdy Project Manager musi umieć zapewnić, że wymagania są jasno określone i przekazane do zespołu programistycznego pracującego nad projektem.

Zdecydowana większość aplikacji i rozwiązań jest tworzona w oparciu o procesy zarządzania Agile i Scrum.

Warto zapoznać się z metodami działania Software House’ów przed podjęciem tego ważnego wyboru.

Jak zatem wygląda przykładowa metodologia na przykładzie G4N?

Na początku zbieramy informacje o kliencie, jego celu oraz problemach; uzbrojeni w te informacje przystępujemy do warsztatów analitycznych oraz UX, podczas których analizujemy dane dotyczące wymagań biznesowych, a także tworzymy persony i makiety funkcjonalne. Następny krok to przygotowanie całościowej dokumentacji - funkcjonalnej oraz technicznej. Po jej zatwierdzeniu powstaje ostateczna wycena oraz przygotowanie projektów graficznych. Po akceptacji przez klienta, rozpoczynamy prace programistyczne, które podlegają następnie testowaniu. Po zakończonych sukcesem testach, przystępujemy do deploymentu oraz optymalizacji wdrożonego projektu.

Portfolio i rekomendacje

Warto weryfikować doświadczenie i dotychczasowe realizacje. O co najczęściej pytają nasi klienci?

• Czy realizowaliśmy już projekty podobne do ich?
• Czy robiliśmy już projekty dla branży podobnej do ich branży?
• Czy pracujemy w technologii, której chcieliby użyć?

Jeśli potrzebujesz np. platformy B2B - warto sprawdzić czy Software House, który planujesz wybrać, realizował już podobny projekt.

Należy pamiętać jednak, że ze względu na obowiązujące NDA, nie zawsze można dowiedzieć się wszystkiego o dotychczasowych projektach. Dla naszych klientów ważne jest, że osoby, z którymi będą współpracować, mają doświadczenie w realizacji podobnych projektów.

Często sprawdzają, czy do tej pory projekty realizowaliśmy na czas, czy spełniliśmy oczekiwania swoich klientów, etc. Referencje od klientów to dobry wyznacznik jakości oferowanych usług.

Sposób komunikacji i pierwsze spotkanie

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz. W G4N zwracamy uwagę na to, w jaki sposób przebiega komunikacja z klientem. Co jest dla nas ważne? Podchodzimy indywidualnie do każdego klienta oraz staramy się, aby czas odpowiedzi na e-maile nie był wydłużony. Podczas pierwszego spotkania (niezależnie od tego, czy odbywa się ono na miejscu, czy zdalnie) dowiadujemy się jak najwięcej o potrzebach i celach klienta. Dodatkowo, przedstawiamy prezentację o firmie, która pozwala naszym klientom jeszcze lepiej poznać nasz sposób działania.

Jest wiele sposobów kontaktów między SH, a klientem, m. in. spotkania osobiste, e-mail/Slack, komunikatory typu Skype/Google Meet/Zoom. Warto na początku uzgodnić modele oraz częstotliwość spotkań.

Transparentność

Jednym z najważniejszych aspektów współpracy z każdym Software Housem jest przejrzystość. Powinna ona przejawiać się na każdym etapie, począwszy od jasnego przedstawienia dokładnego kosztorysu, poprzez zakres i regularny postęp prac.

Przeważnie każdy software-house korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami. W Global4Net stawiamy na narzędzie Jira. Pozwala ona na efektywną wymianę informacji, zarówno między developerami, jak i między zespołem programistycznym a klientem.

Nasi klienci mają 24/7 dostęp do Jiry. Na każdym etapie wdrożenia mają wgląd do zadań oraz czasu poświęcanego na poszczególne taski. Dodatkowo nasi partnerzy mają możliwość uczestniczenia w cotygodniowych sprintach dedykowanych zespołowi

zajmującemu się Twoim projektem. Dzięki temu mogą aktywnie uczestniczyć w realizacji projektu.

Warto pamiętać, że żadna skrajność nie popłaca. Wgląd do Jiry czy innego narzędzia pozwala na kontrolę czasu spędzanego w projekcie, aczkolwiek należy znaleźć złoty środek. Zarówno nadgorliwa kontrola, a także brak zaangażowania w projekt, mogą zaburzać zbudowaną relację partnerską.

Wielkość firmy oraz zespół

Jest to niemal pewne, że większe firmy, które posiadają wiele projektów w swoim portfolio, są w stanie zaoferować szerszy wachlarz usług oraz mają na swoim pokładzie praktyków i profesjonalistów. Warto dowiedzieć się jakie doświadczenie oraz certyfikaty posiadają developerzy, którzy będą pracować nad projektem. Przekazanie biznesu w czyjeś ręce to ważna decyzja. Należy zawsze pamiętać o tym, że Software House ma być partnerem biznesowym, a co za tym idzie, mieć taką samą wizję oraz cele.

W Global4Net możemy poszczycić się certyfikowanymi developerami, którzy są w stanie zaspokoić potrzeby nawet najbardziej wymagających klientów.

Z jakimi pułapkami najczęściej borykają się nasi partnerzy?

Poszukiwania idealnego Software House’u wiążą się z ryzykiem popełnienia błędów oraz wpadnięcia w pułapki.

• Sugerowanie się niższą ceną - to błąd. Wiemy, że za dobrą jakość trzeba zapłacić odpowiednie pieniądze. Praca profesjonalistów jest również kosztowna, aczkolwiek aby dostać gotowy produkt, również trzeba coś od siebie dać. Podejrzanie zaniżona cena powinna dawać do myślenia - warto wtedy sprawdzić kompetencje pracowników oraz rekomendacje. Warto również zwracać uwagę na certyfikaty, którymi posługują się członkowie zespołu - np. testerskie ISTQB czy Agile lub Prince2 z zakresu zarządzania projektami.
• Wybieranie firmy jedynie na podstawie lokalizacji - dzięki pandemii obecnie cała współpraca może przebiegać zdalnie. Software-house’y efektywnie współpracują także z zagranicznymi klientami. G4N z sukcesem pracuje z partnerami, których siedziby znajdują się w różnych miejscach.
• Nie należy podawać nierealnych deadline’ów. Trzeba być świadomym faktu, że wdrożenie każdego projektu wymaga czasu. Wspólnie z przedstawicielami SH warto wypracować najbardziej optymalny termin, aby “dowieźć” projekt. W dobrym Software House’ie realizacja projektu powinna być kompleksowa. W Global4Net składa się ona z wielu etapów, zaczynając od określenia zakresu projektu, kończąc na deploymencie oraz optymalizacji.
• Zbyt szybka wycena projektu. Standardową praktyką nie jest podawanie wyceny przez Software House nie znając szczegółów, wymagań, oczekiwań klienta. Dokładna wycena powinna być podawana po stworzeniu analizy biznesowej, a najlepiej po przeprowadzeniu warsztatów.
• Nieczytelne metody rozliczania za projekt - należy na nie uważać. Standardowo większość Software House’ów korzysta z dwóch modeli rozliczeń: Fixed Price, czyli odgórne oszacowanie ceny za projekt oraz Time&Material, czyli rozliczenie na podstawie godzin przepracowanych przez członków zespołu pracującego nad projektem.

Dlaczego warto zdecydować się na współpracę z Software Housem?

Oddając projekt w ręce profesjonalistów z wybranego SH, klient może mieć pewność, że zajmą się nim ludzie z dużą wiedzą i doświadczeniem. Nie będzie musiał martwić się o jakość usług. Czas wykonania projektu jest zazwyczaj szybszy ze względu na ilość ludzi pracujących przy projekcie. Współpraca z SH na zasadzie modelu Fixed Price pozwoli oszacować dokładny budżet potrzebny do realizacji projektu. Największa zaleta to oczywiście oszczędność czasu - nie trzeba rekrutować programistów, weryfikować ich oraz wdrażać. Większość SH proponuje także support powdrożeniowy. W związku z tym ma się pewność, że wszystkie błędy i niedoskonałości będą wyłapywane i poprawiane na bieżąco. Wybór odpowiedniego partnera technologicznego to jedna z najważniejszych decyzji. Od tego może zależeć “być albo nie być” każdego biznesu. Warto wziąć pod uwagę powyższe aspekty podczas takiego wyboru. Należy pamiętać, aby nie podejmować tej decyzji pochopnie.

Dobry Software House charakteryzuje się otwartością oraz transparentnością. Słucha klienta i czytelnie przedstawia mu wszystkie możliwe rozwiązania.

Global4Net jako partner biznesowy chętnie wesprze Cię w transformacji cyfrowej. Dzięki naszemu doświadczeniu, klient może być pewien, że znamy odpowiedź na każdy problem, który go nurtuje.

Jeżeli masz jakieś pytania, chcesz wycenić swój projekt lub dowiedzieć się jak wprowadzić swój biznes w erę transformacji cyfrowej - porozmawiajmy.