Prawne aspekty funkcjonowania Twojego sklepu internetowego - cz. 1

Planujesz założyć sklep internetowy? Być może jesteś na etapie wprowadzania do niego produktów albo realizujesz już pierwsze zlecenia? Niezależnie od etapu w którym się znajdujesz, rozpoczynania działalności albo jej kontynuacji, warto zastanowić się czy Twoja działalność jest w pełni zgodna z prawem pod względem obowiązków, jakie ustawodawca nakłada względem przedsiębiorców prowadzących tzw. sklepy internetowe. Na podstawie niniejszego artykułu możesz całkowicie bezpłatnie dokonać samodzielnie skróconego audytu swojego serwisu i zweryfikować w ten sposób swoje ewentualne potrzeby.

Informacje o przedsiębiorcy

Większość przedsiębiorców, dla celów identyfikacyjnych, podaje swoje dane kontaktowe na jednej z podstron sklepu internetowego. Wiele podmiotów, aby nie udostępniać wszystkich informacji, zamieszcza jedynie nazwę swojej działalności oraz mail kontaktowy. Należy jednak zauważyć, że przepisy ściśle określają jaki typ danych powinien być uwidoczniony i to w stosunku do każdego z rodzajów działalności.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o prawach konsumenta (dalej również jako: u.p.k.), przedsiębiorca zobowiązany jest do podania swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany, jak i adres przedsiębiorstwa, adres poczty elektronicznej oraz numery telefonu lub faksu jeżeli są dostępne, pod którymi konsument może szybko i efektywnie kontaktować się z przedsiębiorcą. Powyższe przepisy stanowią w pewien sposób odwzorowanie regulacji z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, będąc jednocześnie ich uszczegółowieniem.

Podkreślenia jednak wymaga, że dodatkowe wymogi zostały ustanowione w zakresie dotyczącym spółek handlowych: komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, a także akcyjnej.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wedle art. 206 § 1 k.s.h., informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:

1. firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4. wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Tożsame są natomiast wymogi dla spółki komandytowo-akcyjnej (spółka osobowa – art. 127 § 5 k.s.h.) oraz akcyjnej (spółka kapitałowa – art. 374 § 1 k.s.h.). Na podstawie literalnej treści ww. przepisów, informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać:

1. firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4. wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Podsumowując, przedsiębiorca na stronie internetowej swojego sklepu powinien podać obligatoryjnie:

• firmę, pod którą prowadzi działalność (czyli nazwę);
• adres;
• NIP;
• Oznaczenie sądu rejestrowego, numer KRS, a także informacje dotyczące kapitału zakładowego o których mowa powyżej, w przypadku prowadzenia działalności w formie jednej z ww. spółek.

Dodatkowo, przedsiębiorca powinien podać adres poczty elektronicznej, telefon oraz fax (jeżeli są one używane w działalności) pod którymi konsument może szybko i efektywnie kontaktować się z przedsiębiorcą. W praktyce postuluje się udostępnienie przynajmniej adresu poczty elektronicznej, jako, że jest on bezpośrednio związany z zawarciem umowy, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Wyjaśniam również, że przepisy prawne nie obligują do podawania numeru REGON, przy czym nie zastępuje on np. udostępnienia na stronie numeru NIP. Nie ma również potrzeby, aby wszystkie ww. informacje były zawierane na każdej z podstron. Wystarczy, jeśli będą one dostępne w regulaminie (czyli warunkach świadczenia usług), a także jednej z podstron, takiej jak np. „O nas” lub „Kontakt”.

Przykładowym, w pełni poprawnym oznaczeniem przedsiębiorcy prowadzącego działalność w formie sp. z o.o. będzie:

Twój Sklep Internetowy sp. z o.o., z siedzibą we Wrocławiu (54-129), przy ul. Szybowcowej 99/9, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 9999999999, posiadającą NIP 9999999999 oraz REGON 999999999, której kapitał zakładowy i wpłacony wynosi 5 000,00 zł, adres email: info@twojsklepinternetowyinfo.pl

Dlaczego warto spełnić powyższe wymogi?

W ustawie o prawach konsumenta co prawda nie odnajdziemy rozdziału „przepisy karne” (jak w wielu tego typu aktach prawnych), jednak proszę zauważyć, że wprowadzono przy jej uchwalaniu art. 139b do Kodeksu wykroczeń. Wedle treści przywołanego przepisu, kto w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa zawierając umowę z konsumentem nie spełnia wymagań dotyczących udzielenia informacji lub wydania dokumentu, przewidzianych w przepisach ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. poz. 827), podlega karze grzywny. Co do zasady natomiast, grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5000 zł (art. 24 § 1 kodeksu wykroczeń).

Dodatkowo, wskazane przepisy z Kodeksu spółek handlowych również zawierają sankcję za niespełnienie obowiązków ustawowych. Zgodnie z art. 595 § 1 k.s.h. kto, będąc członkiem zarządu spółki kapitałowej, dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 206 § 1 i art. 374 § 1, nie zawierają danych określonych w tych przepisach albo będąc komplementariuszem spółki komandytowo-akcyjnej uprawnionym do reprezentowania spółki dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 127 § 5, nie zawierają danych określonych w tym przepisie - podlega grzywnie do 5000 złotych.

Powyższe sankcje będą miały zastosowanie również do odpowiednio innych obowiązków, o których mowa będzie w dalszej części artykułu.

Zamówienie z obowiązkiem zapłaty

Przez wiele lat przedsiębiorcy w sposób dość dowolny formułowali całą procedurę składania zamówienia. W celu zobrazowania Państwu jak daleko idące zmiany nastąpiły w związku z wejściem w życie ustawy o prawach konsumenta, zaczniemy niejako od końca, a więc od momentu w którym konsument finalizuje transakcję. W praktyce, mogli Państwo sami spotykać się z przyciskami takimi jak: „Kupuję”, „Potwierdź zakup”, czy też „Zamawiam”. Obecnie, nawet tak wydawać by się mogło, prozaiczną kwestię, regulują przepisy. Zgodnie z art. 17 ust. 3 u.p.k. jeżeli do złożenia zamówienia używa się przycisku lub podobnej funkcji, muszą być one oznaczone w łatwo czytelny sposób słowami "zamówienie z obowiązkiem zapłaty" lub innego równoważnego jednoznacznego sformułowania.

W doktrynie zaczęto analizować, jak należy postrzegać sformułowanie „inne równoznaczne jednoznaczne sformułowanie” do terminu „zamówienie z obowiązkiem zapłaty”. W komentarzu do u.p.k. wskazano, że w przypadku interaktywnych stron internetowych optymalnym rozwiązaniem jest połączenie opcji "zamawiam" z opcją "potwierdzam obowiązek zapłaty" (lub "zamówienie z zapłatą", "zapłata za zamówienie" itd.). Może to nastąpić poprzez stworzenie jednego "przycisku" - "zamawiam i potwierdzam zobowiązanie zapłaty", lub kaskadowo "zamawiam", po czym nastąpi potwierdzenie informacji o obowiązku zapłaty, a następnie oba oświadczenia powinny być ze sobą integralnie powiązane (konieczność złożenia oświadczenia w momencie składania zamówienia, które wówczas następowałoby poprzez dokonanie kilku czynności) (por. Ustawa o prawach konsumenta dr Berenika Kaczmarek-Templin, prof. UO dr hab. Piotr Stec, prof. UO dr hab. Dariusz Szostek). Była to jednak zbyt radykalna koncepcja i jak można obecnie zaobserwować w praktyce, niemal każdy przycisk, który nie wprowadza konsumenta w błąd, może być traktowany jako „inne równoważne jednoznaczne sformułowanie”. Przyczyną dla którego początkowo w doktrynie opowiedziano się za takim znaczeniem, był brak odpowiednich wyjaśnień ze strony UOKiK jak ściśle będzie się interpretowało ten przepis. Należy więc bardziej skłonić się do celu wskazanej normy, niż jej dokładnej treści. Po to bowiem ustawodawca nie dookreślił co należy rozumieć, przez „inne równoznaczne jednoznaczne sformułowanie”, aby nie narzucać przedsiębiorcą jedynego możliwego rozwiązania.

Podsumowując, przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy w procedurze składanego zamówienia konsument może z łatwością stwierdzić, który z przycisków stanowi finalizację zamówienia, a tym samym czy używana wedle tego treść stanowi „inne równoważne jednoznaczne sformułowanie”.

Checkboxy – oświadczenia składane przez konsumentów

Niezależnie od tego, czy w ramach Państwa sklepów internetowych, konsument musi posiadać konto do dokonania zakupu czy też nie, w każdym przypadku wymagane jest złożenie oświadczenia, wedle których potwierdzi zapoznanie się z obowiązkami informacyjnymi, których podanie nakłada na przedsiębiorcę ustawa o prawach konsumenta. Jako, że jest on jednocześnie zobowiązany do opracowania i udostępnienia warunków świadczenia usług, zgodnie z art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, naturalnie zamieszcza się wszystkie zapisy w sposób kompleksowy w samym regulaminie.

Przez wiele lat w serwisach internetowych stosowano domniemania zapoznania się z regulaminem, bądź w inny sposób narzucano go jednostronnie użytkownikowi. Często spotykane były również automatycznie uzupełnione checkboxy, wedle których usługobiorca wyrażał zgodę np. na przetwarzanie jego danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu. Obecnie tego typu formy oświadczeń są niedozwolone, bowiem użytkownik powinien wyrazić swoją wolę w sposób całkowicie świadomy i jednoznaczny. Innymi słowy – każdy z checkboxów powinien być niezaznaczony, przy czym treść znajdująca się obok niego ma za zadanie wyjaśniać jakiego rodzaju zgody ma on dotyczyć.

Po dokonaniu powyższych wyjaśnień, rodzi się u Państwa zapewne pytanie – jakie oświadczenia powinny znaleźć się na stronie? Odpowiedź na to pytanie jest dość konkretna. O ile 3 z nich co do zasady powinny znajdować się zawsze, to możliwe jest również dodawanie innych. Nie będzie miało to jednak bezpośrednio wpływu na samą moc wyrażanych oświadczeń. Poniżej podaję przykładowe, które można wykorzystywać w swoich sklepach internetowych:

□ Oświadczam, że zapoznałem się z treścią Regulaminu i akceptuję jego postanowienia.

□ Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [NAZWA SERWISU] w celu i na zasadach określonych w Polityce prywatności.

□ Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na podany adres e-mail informacji handlowych dotyczących usług i produktów własnych [NAZWA SERWISU] oraz oferty podmiotów, z którymi serwis współpracuje.

Zaznaczam przy tym, że Regulamin oraz polityka prywatności nie muszą zostać opracowane w osobnych dokumentach. Dla celów porządkowych, warto jednak je oddzielić. W tym wypadku, dobrze jest również zawrzeć wówczas osobne oświadczenia (checkboxy). Jednocześnie, akceptacja regulaminu oraz polityki prywatności jest bezwzględnie wymagana dla prawidłowego korzystania z serwisu internetowego. Wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych powinno natomiast być fakultatywne i tym samym nie uniemożliwiać użytkownikowi korzystania z usług.

Zalecam jednocześnie korzystanie z tzw. metody double opt-in, czyli przesyłanie informacji zakresie wyrażonych zgód na adres poczty elektronicznej. Zyskają Państwo wówczas dowód, iż użytkownik zarówno wyraził oświadczenie o odpowiedniej treści, jak i uzyskał potwierdzenie dokonania tego na maila. W przypadku ewentualnego sporu, w kontekście np. przesłania niezamówionej informacji handlowej, ciężar dowodu spoczywać będzie na wysyłającym (a więc przedsiębiorcy prowadzącym sklep internetowy). Posiadając tego typu wiadomość e-mail z łatwością można wykazać, że użytkownik wyraził zgodę w sposób jednoznaczny i w pełni świadomy.

W dalszej części artykułu przedstawione zostaną dokładne regulacje dotyczące regulaminu (kwestia kosztów przy przesyłaniu rzeczy, możliwości odstąpienia od umowy przez konsumenta oraz jego braku), polityki prywatności (czyli całościowym przetwarzaniu danych osobowych), a także kilka słów o polityce cookies.

Autor: Maciej Grzegorczyk - prawnik oraz politolog, ze specjalizacją w mediach elektronicznych. Zainteresowania w prawie handlowym oraz prawie nowych technologii, w tym w szczególności w zakresie baz danych oraz ochrony danych osobowych. Autor bloga <a href="https://poprawie24.wordpress.com/">“poprawie”</a>. Kontakt: emjgrzegorczyk@gmail.com</strong></p>