Wyzwania podczas wdrażania i rozwijania systemu e-commerce

Większość dobrze prosperujących przedsiębiorstw, lub firm z wizją rozwoju z czasem spotyka się z potrzebą wdrożenia odpowiedniego systemu lub usprawnieniem go. Na co trzeba zwrócić uwagę? Z jakimi problemami możemy się spotkać? Postaram się wymienić kilka najpopularniejszych tematów, które w szczególności warto mieć na uwadze.

Przede wszystkim należy pamiętać, że wyzwania dotkną każdego obszaru firmy, od magazyniera po prezesa, więc to na jakie problemy się natkniemy jest kwestią perspektywy. Inne problemy będzie miał e-sklep, inne obsługa e-sklepu a jeszcze inne dotkną ERPa.

Zdjęcie 1. dostarczone przez Autora tekstu z firmy ALPOL - rozwiązania IT

Przy wdrożeniu systemu klasy ERP, w firmie podstawową kwestią jest zrozumienie, który system ma być systemem nadrzędnym w danym obszarze. Gdzie zarządzamy polityką cenową? Gdzie stanami magazynowymi? Po której stronie obywa się integracja z kurierem, dostawcami czy platformami sprzedażowymi? Trzeba pamiętać, że w teorii system ERP z założenia jest systemem do zarządzania firmą. Sklep ma pięknie zaprezentować nasze produkty możliwie dużej ilości klientów.

Zdjęcie 2. dostarczone przez Autora tekstu z firmy ALPOL - rozwiązania IT

Obecne platformy sklepowe są mocno rozbudowane i dają użytkownikowi wiele możliwości np. zarządzania produktem. To bardzo dobre dla użytkownika, jednak do pewnej skali - najczęściej do takiej, do której nie odczuwamy potrzeby posiadania ERPa. Przyzwyczajenie się do zarządzania z poziomu e-sklepu może być trochę niebezpieczne. Dlaczego? Kwestia skali generowanej sprzedaży. Nie możemy się przyzwyczajać do danych rozwiązań, gdyż szybko możemy z nich "wyrosnąć". To co teraz jest dla nas odpowiednim rozwiązaniem, za chwilę może być kulą u nogi. Bądźmy elastyczni i nie uzależniajmy się. Nie możemy też planować dobrego rozwiązania "na teraz". Musimy popatrzeć w przód i wyobrazić sobie jak będziemy działać w przyszłości, za kilka miesięcy, za kilka lat. Należy planować działania, które będą odpowiednie na większą skalę niż obecna, przemyśleć czy rozwiązanie, które planujemy będzie dobre też w przyszłości?

Kolejnym problemem jaki może nas spotkać przy wdrożeniu jakiegoś systemu lub migracji jest bałagan w bazie danych. Migracja danych jest dobrą okazją do przeprowadzenia porządków w bazie klientów i w bazie produktów. Po przeprowadzeniu porządków, możemy znacząco ułatwić sobie późniejszą pracę i zarządzanie tymi bazami. Jeśli jesteśmy jeszcze w tym momencie, że delikatny "nieład" nam nie przeszkadza, to gwarantuję, że prędzej czy później zacznie to stwarzać nam problemy, więc lepiej zacząć wcześniej, bo późniejsze uporządkowanie bazy może być mocno utrudnione.   Każde zmiany niosą ze sobą pewnego rodzaju niepewność. Opór, strach przed zmianami, przetarcie nowych ścieżek, czyli czynnik ludzki - on będzie dla nas kolejnym wyzwaniem. Księgowość, magazyn, dział handlowy… w każdym dziale firmy mogą pojawić się obawy jak będzie wyglądała praca po zmianach, czy zmiany przyniosą pozytywne efekty? Rada jest prosta: rozmawiajmy! Pokażmy pracownikom perspektywę tego, co osiągniemy docelowo, jakie korzyści przyniosą nam wprowadzane zmiany, przecież wdrażamy je alb usprawnić i ułatwić pracę a nie odwrotnie.   Korzystając z gotowych rozwiązań, należy też zwrócić uwagę na zakres funkcjonalności i pewne ograniczenia danych systemów. Niektóre zmiany korzystniej będzie wprowadzić po stronie e-sklepu a niektóre bezpośrednio w systemie ERP. Jednak systemy te ograniczone są często przez obowiązujące przepisy. Tworzone są też w innych, mniej przyjaznych technologiach, przez co ERP jest mniej elastyczny w przeróbkach czy modyfikacjach. Oczywiście, wiele z tematów możemy obejść poprzez różnego rodzaju dodatki. M.in. tym zajmuje się ALPOL - rozwijaniem systemów Comarch ERP o nowe funkcjonalności.

<data-widget type="tag-based-promotion" name="blog"></data-widget>

Jakie trudności spotykają sklepy w zakresie logistyki, modelowania i automatyzacji procesów?

W projektowaniu procesów powinniśmy zebrać wiedzę z różnych działów firmy oraz współpracować z kierownikami danych działów i wspólnie się tym zajmować. Bardzo istotne jest, aby w projektowaniu brała udział również osoba, która rozumie logikę danego systemu, która podpowie jak dane tematy poprowadzić i jak rozwiązać problemy - jeśli nie mamy takiej osoby wewnątrz firmy, powinniśmy uwzględnić wsparcie zewnętrzne takie jak: profesjonalnego doradcę lub firmę wdrożeniową. W tym wypadku, nie warto oszczędzać.   Brak szczegółowej analizy danego procesu może być głównym problemem. Poznanie niuansów działania danej firmy jest podstawą. Szkielet każdego schematu powinien być oparty o obecne doświadczenie przedsiębiorstwa, z tym, że powinien na różnych etapach zostawiać szeroko otwartą furtkę na wyeliminowanie obecnych problemów.   Niezależnie od obszaru, który chcemy usprawnić (czy to logistyka, czy sprzedaż) musimy niejako zresetować swoje dotychczasowe spojrzenie na obecnie działający proces i od nowa, krok po kroku zastanowić się jak chcielibyśmy, żeby ten proces docelowo wyglądał. To bardzo ważne, ponieważ jeśli nie zresetujemy tego spojrzenia, będziemy się zastanawiać kiedy i gdzie na magazynie powinna wydrukować się kartka z fakturą, żeby Pan Stefan nie zapomniał dorzucić jej do paczki. To błędne myślenie! Powinniśmy się zastanawiać czy w ogóle ta kartka jest komukolwiek potrzebna i jak wyeliminować zbędny krok?  

Kiedy będziemy mieli już w głowie "wymarzony proces" i z drugiej strony będziemy znać nasze specyficzne ograniczenia, będziemy mogli zaprojektować skutecznie działającą ścieżkę, która rozwiąże lub obejdzie dotychczasowe problemy.   Trzeba pamiętać, że im bardziej jesteśmy zautomatyzowani, tym możemy stać się mniej elastyczni. Rozwiązanie jest oczywiste ale nie łatwe: Musimy przewidzieć możliwie najwięcej niestandardowych sytuacji: reklamacje, zwroty, nasze pomyłki czy pomyłki dostawców. Im więcej "wyjątków" przewidzimy, tym łatwiej będzie nam później opanować daną sytuację.   Nie próbujmy jednak za wszelką cenę rozwiązać 100% przypadków, kombinacji różnych sytuacji - lepiej skupić się nad łatwym i efektywnym obsłużeniem 95% przypadków niż komplikować cały proces pod pozostałe 5%.

Każdy, który zmagał się już z podobnymi problemami, potwierdzi też, że sprawą kluczową jest wybór odpowiedniego partnera, który pomoże nam zrealizować nasze plany. Na Polskim rynku znajdziemy tysiące firm, które podejmą się takiego wyzwania jakim jest wdrożenie systemu w dobrze prosperującej firmie – jednak efekt prac może być różny. Często „oszczędność” w tej dziedzinie może okazać się duża droższą opcją, gdyż w następstwie nierzetelnie przeprowadzonego projektu, wyeliminowanie istniejących już problemów będzie wiązało się z dużymi kosztami.

Chcąc szczegółowo poruszyć wszystkie problemy, na jakie możemy natrafić moglibyśmy dyskutować godzinami a wnioski spisać w grubej książce. Mam jednak nadzieję, że chociaż w ogólnej formie udało mi się zwrócić Waszą uwagę na niektóre z poruszonych aspektów. Jeśli stoicie przed wyzwaniem związanym ze zmianą lub wdrożeniem systemu – warto zaufać specjalistom w danej dziedzinie. Zapraszamy do kontaktu z ALPOL – rozwiązania IT. Chętnie pomożemy Wam w realizacji założonych celów.

O Autorze: