Z dużej chmury, deszcz nowości – recenzja nowego Office 365

Pod koniec stycznia świat obiegła informacja o nowym pakiecie biurowym Office 2013, a chwilę później miała miejsce premiera planów dotyczących Office 365. Zgodnie z zapowiedziami Microsoft, mamy do czynienia z nową generacją narzędzi do komunikacji i współpracy. I faktycznie, zmiany są znaczące.

Dla niewtajemniczonych, usługa Office 365 oferuje użytkownikom korzystanie ze znanych produktów serwerowych (Exchange, Lync, SharePoint, a także aplikacji pakietu biurowego Office) w modelu chmury (comiesięcznej subskrypcji).

Jedna ze zmian ogłoszonych w czasie tegorocznej premiery dotyczy sposobu podziału licencji Office 365. W tej kwestii nastąpiło znaczne uporządkowanie. Wcześniej mieliśmy do czynienia z dużą liczbą planów taryfowych oznaczonych odpowiednio P1, K i E1, E2, E3, E4… Kto rozumiał logikę dostępnych subskrypcji? Przyswojenie różnic, czy dobór odpowiedniego dla siebie planu przysparzało dotychczas sporo problemów. Obecnie Microsoft podzielił licencje Office365 na 3 najważniejsze kategorie: Office 365 Small Business, Office 365 Midsize Business oraz Office 365 Enterprise. Już same nazwy sugerują ich przeznaczenie: Small Business dla małych firm (max. 25 pracowników), Midsize dla średnich i dużych przedsiębiorstw oraz pakiet Enterprise, zawierający najszerszy zakres funkcji. Tak jak w poprzedniej edycji, mamy też osobne licencje dla organizacji rządowych i instytucji edukacji.

Chmura pod lupą

Czas na konkrety. Office 365 nadal zawiera w sobie te systemy co wcześniej, czyli pocztę elektroniczną (Exchange Online), komunikator Lync (Lync Online), witryny SharePoint (SharePoint Online) i aplikacje pakietu biurowego (Office Web Apps lub Office Pro - w zależności od planu), ale oczywiście w najnowszych wersjach 2013.

Zmiany w Office 365 widoczne są już po zalogowaniu do naszej poczty, gdyż zmienił się cały interfejs. Został całkowicie odświeżony, a także dodano nowe motywy kolorystyczne, dzięki czemu użytkownik może bardziej spersonalizować widok swojej poczty.

Analizując funkcjonalności, bez wątpienia do najciekawszych propozycji należy tryb offline, zarządzanie aplikacjami, Sky Drive, skrzynki dla witryn SharePoint i strumieniowe przesyłanie aplikacji pakietu Office. Przyjrzyjmy się im.

Tryb Offline

Korzystanie z trybu offline poczty Exchange, a więc dostęp do skrzynki, kalendarza i kontaktów bez połączenia z internetem to zupełna nowość dla użytkowników. Pozwala to na przykład na tworzenie wiadomości i ich zapisywanie w miejscu bez dostępu do sieci, a po wejściu w tryb online, wysyłanie gotowych maili. Niestety, tryb offline nie gwarantuje nam dostępu do wszystkich funkcji, m.in. zatwierdzania zaproszeń na spotkania, zmiany zasad przechowywania wiadomości email czy ustawień poczty. Należy też pamiętać, aby tryb ten wcześniej uruchomić (jeszcze w trybie online). Dlatego jadąc na spotkanie z klientem, gdy nie jesteśmy pewni, czy będziemy mieć dostęp do sieci, warto pamiętać o przejściu w tryb offline.

Zarządzanie aplikacjami

Aplikacje to druga ciekawa funkcjonalność nowego Office 365. Pozwala ona na dodawanie do naszego OWA (Outlook Web App) nowych aplikacji, które rozszerzają funkcjonalność poczty. Gotowe aplikacje pobieramy ze sklepu Microsoft, ale możemy także napisać własne i zainstalować do OWA. Przykład: Dodawanie aplikacji:

Krok 1: w opcjach wchodzimy do Zarządzaj aplikacjami:

Krok 2: klikamy w „dodaj aplikację” i przechodzimy do Office Store (możemy też wybierać aplikację z dysku lub z adresu URL)

Znajdujemy interesującą nas aplikację i dodajemy ją

Po dodaniu pojawi się w zainstalowanych aplikacjach

W ten sposób, po zainstalowaniu jednej „wtyczki”, możemy np. zintegrować swoje kontakty z kontaktami w serwisie społecznościowym Linkedin. Dodatkowo, dzięki możliwości integracji ze Skype i Lync, możemy organizować tele i wideokonferencje, czatować i pisać wiadomości błyskawiczne także do kontaktów z programu Skype. Pobieranie gotowych aplikacji (bezpłatnych i płatnych) jest możliwe również dla witryn SharePoint. Mamy szansę na korzystanie z gotowych aplikacji stworzonych przez Microsoft lub oferowanych przez różne firmy zewnętrzne.

SkyDrive

SkyDrive to kolejna ciekawa usługa, którą otrzymujemy w ramach Office 365, a która dostępna była dotąd jedynie dla zalogowanych użytkowników. Wcześniej w ramach swojego konta w SkyDrive użytkownicy otrzymywali dostęp do wirtualnego dysku o wielkości 7 GB. Teraz, dzięki połączeniu konta SkyDrive z wykupioną usługą Office 365, można zyskać kolejne 20 GB na przechowywanie plików w chmurze. Takie gromadzenie plików niesie za sobą podstawową korzyść: dostęp do dokumentów przez przeglądarkę internetową z dowolnego miejsca i urządzenia, a także możliwość udostępnienia pliku czy folderu innym osobom (np. klientom). To sprawdzony sposób szczególnie, gdy chcemy udostępnić plik o dużej wielkości i ogranicza nas wielkości przesyłanych załączników pocztą e-mail. Warto tutaj wspomnieć, że pliki w bibliotece dokumentów można „podglądać” w małym oknie. Po umieszczeniu kursora na dany plik (w SkyDrive lub w bibliotece programu SharePoint) pojawia się miniaturowy podgląd dokumentu oraz informacje, komu plik jest udostępniony i kiedy ostatni raz był edytowany.

Pisanie kontekstowe

Ciekawą funkcją jest także możliwość odpowiadania na email w treści wiadomości otrzymanej, co pozwala na pisanie kontekstowe. Oznacza to, że odpowiadając na mail nie otwiera nam się nowe okno, a piszemy z poziomu odebranej wiadomości.

SharePoint

Kolejną wartą uwagi nowością, jest możliwość stworzenia wspólnej skrzynki email dla witryny SharePoint. Pozwala to na dostęp do współdzielonej poczty w ramach danej witryny SharePoint. Osoby będące członkami danej witryny SharePoint, mogą odbierać i pisać wiadomości email ze wspólnego adresu, a także mieć dostęp do nich bezpośrednio z poziomu Outlook. Microsoft wprowadził też nową funkcjonalność Newsfeed, która umożliwia użytkownikom korzystanie z sieci społecznościowej programu SharePoint w organizacji. Za pomocą Newsfeed możemy tworzyć nowe posty, dodawać komentarze do trwających dyskusji, czytać wpisy współpracowników, komentować i oceniać je klikając „like”. Użytkownicy są w stanie również obserwować wcześniej oznaczone dokumenty, strony czy osoby. Udostępnienie przez Microsoft tej funkcji pokazuje, że nawet w pracy duże znaczenie dla użytkowników mają funkcje społecznościowe oferowane przez znane portale jak Twitter czy Facebook i coraz popularniejsze staje się tworzenie analogicznych sieci w przedsiębiorstwie.

Strumieniowe przesyłanie aplikacji Office

Office na żądanie to nowy model usług, który umożliwia strumieniowe przesyłanie aplikacji pakietu Office na komputer. Oznacza to, że użytkownicy mogą teraz korzystać z jednocześnie z różnych wersji pakietu Office i nie wiąże się to koniecznością odinstalowania poprzednich. Nie trzeba zatem czekać, aż nowa wersja się zainstaluje, tylko jest ona uruchamiana strumieniowo na komputerze (działa tylko w systemie Windows 7 lub Windows 8).

Interfejs dotykowy

Znacznym udogodnieniem w nowym Office 365 jest możliwość korzystania z interfejsu dotykowego dla urządzeń takich jak notebooki i tablety. Poprawiony został pasek nawigacji, dostosowany do urządzeń dotykowych co zapewnia więcej miejsca na ekranie i dostęp do funkcji Quick Actions (szybkie działanie).

Ostatnią zmianą nowego Office 365, o której warto wspomnieć, jest to, że kupując licencję Office 365 upoważnia nas ona do ściągnięcia i zainstalowanie aplikacji Office 2013 na maksymalnie pięciu urządzeniach (PC, tablet). Na koniec nasuwa się jedna teza. Wydaje się, że Microsoft dobrze rozumie potrzeby ery mobilności i kładzie nacisk na dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, funkcje społecznościowe, a także wygodny i nowoczesny interfejs dostosowany do urządzeń mobilnych takich jak tablety. Byle tak dalej.

Po więcej szczegółów, czym jest usługa Office 365 zapraszamy na: microsoftblog.pl

Grzegorz Rudno-Rudzinski, Prezes Zarządu Grupy Unity o Office 365: Nowa wersja SharePoint i Office przynosi olbrzymią zmianę w odczuwaniu przyjemności pracy z systemem. Wszystkie dotychczasowe funkcje są jeszcze bardziej przyjazne użytkownikowi. Kiedy po testach przyszło mi znów „przesiąść się” na start interface, czułem duży dysonans i od razu zatęskniłem za nowym wyglądem, w którym pracuje się nie tylko łatwiej, ale i efektywniej.

Nowy Office 365 odzwierciedla idee Digital Workspace. Zgodnie z tą filozofią, nie pracujemy oddzielnie z SharePointem, Exchangem, Lynciem czy SkyDrivem, ale w jednej przestrzeni, w której te elementy się spotykają. I tak na przykład z poziomu witryny projektowej w SharePoint możemy teraz stworzyć listę wysyłkową na Exchange, a potem razem z dokumentami widzieć wysyłane w temacie maile. To wszystko łączymy w znane z Facebooka interfejsy społecznościowe. Można zatem powiedzieć, że Office 365 staje się naszym wielosystemowym ekosystemem współpracy, w którym zatarły się dotychczasowe granice między produktami.