Rachunek przychodzi później. Warsztat z Total Cost of Ownership (TCO) platform e-commerce

Warsztat pokazuje, że o koszcie platformy e-commerce decyduje nie tylko cena wdrożenia, ale też to, co dzieje się po go live. Prowadzą go Aga i Ula z agencji Brand Active (grupa CloudSide, razem z Divante). Pokazują, jak porównywać oferty i jak liczyć TCO, czyli total cost of ownership. Całość opiera się na anonimizowanym przykładzie, który według prelegentek jest mocno osadzony w niedawnym projekcie. Przykładem jest sklep z odzieżą damską „Nie mam się w co ubrać”: 50 000 zamówień rocznie, średnio 75 euro, GMV przed zwrotami 3,75 mln euro. Wsparcie obecnej platformy kończy się za dziewięć miesięcy, więc zarząd wybiera migrację. Porównano dwie oferty o tym samym efekcie biznesowym i czasie trzech miesięcy: SaaS (jak Shopify) za 80 000 euro oraz open source (wspomniana jest Medusa) za 97 000 euro. Porównanie oparto na 150 wymaganiach, realizowanych na cztery sposoby: out of the box, konfiguracją, customizacją lub aplikacją third party. W open source aż 99 wymagań wymagałoby customizacji, a w SaaS większość da się spełnić prostszymi sposobami. Customizacje trzeba testować i utrzymywać, w tym sprawdzać po każdym upgrade'ie. Kolejne pozycje kosztów w przykładzie: - licencja Shopify Plus: 25 200 euro rocznie, open source bez licencji; - SLA i rozwój: w open source konieczne, w SaaS założono 40 godzin pracy developera miesięcznie; - hosting: w SaaS „zero z gwiazdką”, bo customizacje lub integracje, np. middleware dla ERP bez gotowego konektora, mogą go wymagać; - aplikacje: około 600 dolarów rocznie; - opłaty płatnicze oraz możliwe prowizje SaaS od zamówienia, 20–30 centów, które rosną wraz z wolumenem. Ukryte koszty ilustruje obsługa nieudanych dostaw. Przy założeniu, że 5 000 zamówień rocznie wraca z powodu błędów adresowych, a obsługa jednego kosztuje 10,60 euro, daje to 53 000 euro rocznie. Aplikacja do walidacji adresów (ok. 300 dolarów wdrożenia w SaaS) mogłaby wyeliminować 80% błędów i zaoszczędzić 42 500 euro. Prelegentki radzą też wyciąć nieużywane funkcje przed migracją, wdrażać iteracyjnie od MVP i zbierać feedback. Druga część dotyczy decyzji biznesowych po wdrożeniu. Wejście na rynek niemiecki po 13 miesiącach kosztuje 2 000 euro w SaaS i 4 800 w open source, bo platformę przygotowano na to już w analizie. Prelegentki radzą pytać dostawcę, ile kosztuje uruchomienie nowego rynku, a nie czy platforma jest na to gotowa. Omawiają też zmianę agencji (handover: 80 godzin w SaaS, więcej w open source), zatrudnianie własnego zespołu, wzrost zamówień, marketplace, B2B, WCAG i redesign. Zalecają kwartalne KPI, a w SaaS uwzględnienie, że koszty mogą rosnąć wraz z obrotem.